Las comunicaciones comerciales electrónicas son sin duda una piedra angular para que una empresa pueda darse a conocer y atraer potenciales clientes, especialmente si la base de su negocio es digital. Sin embargo, debido a lo intrusivas que pueden llegar a resultar para los receptores de las mismas, llevan siempre aparejadas una serie obligaciones legales que toda empresa debe cumplir si desea evitar cuantiosas sanciones.
La importancia del cumplimiento de dichas obligaciones se pone de relevancia si pensamos en la naturaleza de las mismas: se trata normalmente de emails con contenido publicitario que son enviados a un público masivo de personas. Basta con que solamente uno de los receptores denuncie un incumplimiento para que usted pueda enfrentarse a una sanción de hasta 150.000 euros. Por ello, en este artículo le damos respuesta a cinco preguntas clave que Vd. debe hacerse si desea evitar disgustos:
1. ¿Qué es una comunicación comercial?
Se denomina como comunicación comercial a toda forma de comunicación dirigida a la promoción, directa o indirecta, de la imagen o de los bienes o servicios de una empresa, organización o persona que realice una actividad comercial, industrial, artesanal o profesional.
2. ¿A quién puedo enviar comunicaciones comerciales o publicidad?
La regla general es que Vd. puede enviar publicidad por email o por cualquier medio de comunicación equivalente cuando cuente con el consentimiento del receptor de las mismas. Este consentimiento se puede obtener por dos vías:
–Por solicitud del destinatario. Por ejemplo, cuando el destinatario envía un email o contacta por teléfono solicitando información sobre algún producto o servicio. En este último caso, es aconsejable no remitirle la publicidad que solicita salvo que podamos acreditar el contenido de la llamada.
–Cuando el destinatario acepte la recepción de las mismas. Para ello, si en el momento de recogida de los datos de contacto de los usuarios usted tiene previsto enviarle publicidad, debe informarle sobre dicha finalidad y habilitar, por ejemplo, un check box o casilla no marcada por defecto en la cual el usuario pueda expresar su consentimiento. Es fundamental contar con un medio que permita dejar constancia de su aceptación a través del check box. Le aconsejamos que para ello utilice un servicio de generación de evidencias electrónicas como www.terminis.com.
Es importante tener en cuenta que no es suficiente con obtener un consentimiento genérico, sino que debe especificarse el tipo de productos o servicios sobre los cuales se remitirá publicidad. En caso de ser empresas o sectores distintos, debe obtenerse el consentimiento por medio de casillas de verificación o check boxes separados.
3. ¿Necesito la autorización de mis clientes para enviarles comunicaciones comerciales?
Vd. no necesitará constar con la autorización de sus clientes para enviarles publicidad siempre y cuando se cumplan dos requisitos:
-Que exista una relación contractual previa entre su compañía y el cliente.
-Que la publicidad consista en productos o servicios de la misma empresa similares a los que el cliente adquirió previamente. Si quiere enviar publicidad sobre productos o servicios distintos, necesitará el consentimiento del cliente.
4. ¿Qué debo incluir en las comunicaciones comerciales para evitar sanciones?
Para disipar el riego de cometer una infracción, asegúrese de que sus comunicaciones comerciales cumplen con los siguientes requisitos:
-Identificar en la comunicación electrónica el nombre de la empresa o de la persona que remite la publicidad.
-Indicar claramente que se trata de publicidad. Por ejemplo, Vd. puede hacer esto incluyendo en el asunto del email la palabra “publicidad”, aunque no es obligatorio utilizar expresamente esta palabra.
-Proporcionar a los receptores la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento en el que se recojan sus datos como en cada una de las comunicaciones comerciales que se les dirijan. Si se trata de comunicaciones electrónicas efectuadas por email, dicho procedimiento deberá consistir en la inclusión de una dirección electrónica o correo electrónica en el propio cuerpo del correo electrónico donde pueda ejercitarse este derecho.
5. ¿Qué es la lista Robinson?
La lista Robinson es un servicio de exclusión publicitaria, lo que quiere decir que las personas que aparecen en ella no desean recibir comunicaciones comerciales. Las empresas tienen la obligación de consultar la lista Robinson antes de enviar la publicidad vía email, sms o telefónica, excluyendo de la misma a aquellas personas que estén inscritas en el listado y que no sean sus clientes.
El incumplimiento de dicha obligación, avalada por la Agencia Española de Protección de Datos, es uno de los motivos más frecuentes de imposición de cuantiosas sanciones en esta materia. Por ello, previamente al envío de una comunicación comercial asegúrese de haber cotejado correctamente sus destinatarios con los inscritos en la lista Robinson.
Para concluir, tenga en cuenta una última advertencia: los incumplimientos que puedan derivar de la falta de actualización de dicha lista no eximen de responsabilidad por el envío de publicidad a las personas que en ella se amparan.
6. ¿Qué obligaciones adicionales se exigen para el envío de publicidad relacionada con ofertas promocionales, descuentos, premios, regalos o juegos promocionales?
Es posible que Vd. actualmente o en un futuro envíe comunicaciones comerciales para informar a los consumidores de la existencia de ofertas, descuentos, premios y regalos, concursos o juegos promocionales. En estos supuestos, además de las obligaciones que previamente se han explicado, Vd. debe asegurarse de:
-Identificar claramente la naturaleza de la comunicación electrónica. Por ejemplo, si se trata de un email que informa de la existencia de un concurso, Vd. puede indicar en el asunto del mismo la palabra concurso.
– Hacer accesible de modo sencillo para el receptor de la comunicación comercial las condiciones de acceso y, en su caso, de participación. Estas condiciones deben ser claras e inequívocas.
Nuestro consejo final es que cumpla rigurosamente con todas las obligaciones previamente expuestas. Las sanciones impuestas por la Agencia de Protección de Datos son reales y frecuentes, y el coste de cumplir adecuadamente con sus deberes será menor que aquel que le acarree una sanción por incumplimiento de los mismos.
Por Carlota Corredoira, abogada en Metricson.