Vivimos en una era en la que el mundo tecnológico crece a un ritmo exponencial y en la que la información se ha convertido en uno de los activos más importantes del mercado. Cada vez más, la información recopilada por las empresas es mayor (de sus empleados, de sus clientes, de sus contactos comerciales, de las personas que se han suscrito a sus boletines, usuarios web…) y, en consecuencia, la importancia de que estas entidades cumplan con sus obligaciones en materia de protección de datos también lo es, ya que garantizar la privacidad y seguridad de los datos puede ser un reto cada vez más difícil.
Este hecho se ha traducido en una mayor regulación en la materia y en una mayor preocupación de los ciudadanos en resguardar su información personal, y aquellas empresas que no cumplan con sus obligaciones de protección de datos se enfrentan a consecuencias negativas como, entre otras, sanciones millonarias.
Estar al tanto de la normativa y adaptado a ella es muy importante para las empresas que quieran ser competitivas en el mercado actual.
Beneficios de llevar a cabo auditorías de protección de datos periódicas para las empresas
A continuación, analizamos cuáles son los beneficios de que las empresas lleven a cabo auditorías en materia de protección de datos de forma periódica:
1. La protección de datos personales es cambiante
El derecho de protección de datos está en constante cambio y evolución ya que se va adaptando a los avances tecnológicos, a las nuevas amenazas que van surgiendo para la privacidad de la información personal y porque su aplicación depende de la interpretación por parte de las autoridades en materia de protección de datos.
Además, al estar tan relacionada con las nuevas tecnologías, debe adaptarse a las nuevas regulaciones que constantemente van surgiendo, especialmente en un contexto tan regulador como el de la Unión Europea. Un claro ejemplo de esto es el nuevo Reglamento de Inteligencia Artificial y su interconexión con el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”).
En este sentido, llevando a cabo auditorías de protección de datos de forma periódica, las empresas se pueden asegurar que están al tanto de las novedades en la materia.
2. Incluso cambios pequeños pueden tener repercusión a nivel de protección de datos
Muchas de las actividades que se llevan a cabo en las empresas en su día a día implican el tratamiento de datos personales y, por ende, hasta cambios pequeños o que, a simple vista, pueden parecer simples, pueden tener incidencia en las obligaciones de protección de datos.
Por ejemplo, si una empresa que se encuentra en la Unión Europea quiere cambiar de CRM a un proveedor que se encuentra en Estados Unidos (algo que ocurre muy frecuentemente teniendo en cuenta que allí se ubican muchas grandes tecnológicas) deberá tener en cuenta que está llevando a cabo transferencias internacionales de datos personales y que esto implica la adopción de determinadas garantías establecidas en el RGPD.
Las auditorías periódicas de protección de datos pueden ayudar a las empresas a adaptarse a los cambios que se hayan ido produciendo y a las nuevas obligaciones que hayan podido surgir.
3. La reputación empresarial y la confianza de los clientes y potenciales clientes
La falta de cumplimiento de la normativa de protección de datos (conocida bien por una sanción, por no haber cumplido con determinadas obligaciones de cara a los clientes o, incluso, por sufrir brechas de seguridad que afecten a datos personales) puede tener un impacto muy negativo en la reputación de una empresa.
Como ya adelantábamos al inicio de este artículo, los ciudadanos están cada vez más preocupados y concienciados con la importancia de proteger sus datos personales. Por ende, el hecho de conocer que una entidad no cumple con sus obligaciones en materia de protección de datos puede generarles una sensación de inseguridad, y los puede llevar a buscar alternativas que les hagan sentir más seguros.
También la imagen corporativa puede verse afectada si se tiene conocimiento de incumplimientos por parte de la empresa, lo que tiene una gran repercusión sobre la percepción de la empresa, tanto por parte del público como por parte de potenciales inversores.
4. Sanciones
La normativa de protección de datos establece distintas sanciones para los casos en que los sujetos obligados no cumplan con sus obligaciones en materia de protección de datos.
Una empresa que no cumple con esta normativa puede ser sanciones de alcanzan cuantías millonarias.
El RGPD establece que la multa más alta por un incumplimiento de las obligaciones de protección de datos puede alcanzar los 20 millones de euros o el valor del 4% del volumen de negocio total anual global de la empresa sancionada, optándose por la cuantía que sea mayor.
Por todo lo anterior, se recomienda a las empresas realizar auditorías en materia de protección de datos de forma periódica y, al menos, una cada uno o dos años, según el volumen de datos tratados y el nivel de riesgo concreto.
En cualquier caso, deberá adelantarse la auditoría de protección de datos cuando haya habido cambios significativos en la empresa o en la normativa en la materia, cuando se detecten fallos o vulnerabilidades relacionadas, o cuando vayan a realizarse nuevas actividades de tratamiento de datos personales (por ejemplo, cuando se vayan a lanzar nuevos productos o servicios que impliquen el tratamiento de datos personales de cualquier tipo).
Si quieres información sobre nuestros servicios de auditoría de protección de datos, puedes enviarnos un mensaje a contacto@metricson.com o través de nuestro formulario de contacto en nuestra página web.
Artículo escrito por:
Abogada especialista en privacidad y contratación tecnológica
Sobre Metricson
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