La formulación, aprobación y presentación de las cuentas anuales de la sociedad es una de las principales obligaciones legales de las sociedades mercantiles, como las sociedades limitadas y las sociedades anónimas.
Se trata de procedimientos distintos pero que requieren de cierta planificación, conocimiento y el cumplimiento de varias formalidades que pueden llegar a desembocar en gastos, riesgos y responsabilidades importantes para los administradores en caso de incumplimiento.
Además de la normativa aplicable, que analizaremos más adelante, estos procesos suelen estar regulado en los estatutos sociales y en el pacto de socios, ya que pueden implicar el reconocimiento de derechos u obligaciones frente a socios, empleados o terceros, como el reparto de dividendos, el pago de phantom shares o la obligación de liquidar la compañía.
Sin embargo, algunas empresas deciden incumplir estas obligaciones, por varios motivos, entre los que se encuentra su voluntad de ocultar información de negocio a sus competidores y clientes, cuando las cosas van bien o cuando las cosas van mal.
¿Qué riesgos asume una empresa que no formula, aprueba o presenta sus cuentas anuales? ¿Cuál es su responsabilidad? ¿De qué forma afecta este incumplimiento a los administradores, consejeros y otros cargos directivos?
A continuación encontrarás toda la información que necesitas.
Las cuentas anuales. ¿Qué son?
Las cuentas anuales son un conjunto de documentos contables que recopilan la información económica y financiera de una empresa durante un ejercicio fiscal determinado. Estos documentos comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
Dependiendo del tamaño y las características de tu empresa, el procedimiento a seguir y el formato de cada uno de estos trámites puede llegar a variar de forma significativa, por lo que es necesario informarse antes de iniciarlos.
De la misma forma, si la empresa está obligada a auditar sus cuentas anuales, o ha decidido hacerlo de forma voluntaria, habrá que tener en cuenta este requerimiento a la hora de ejecutar cada uno de los procedimientos.
Plazos para presentar las cuentas anuales
La Ley de Sociedades de Capital impone al órgano de administración de la sociedad (por ejemplo, los administradores o el consejo) la obligación de formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como las cuentas y el informe de gestión consolidados. (artículo 253 LSC). Por tanto, si el ejercicio cerró el 31 de diciembre de 2022, el plazo para formular las cuentas anuales finalizó el día 31 de marzo de 2023.
Si no has formulado las cuentas anuales dentro del plazo legal establecido, es importante tomar medidas para solucionarlo. Por ello, te recomendamos que formules las cuentas anuales lo antes posible. Aunque en este caso se pueden recibir sanciones o multas por el retraso, es mejor presentar las cuentas tarde que no presentarlas en absoluto.
Algunas empresas deciden predatar sus actas de formulación o aprobación de cuentas anuales, es decir, aprobarlas fuera de plaza, indicando una fecha anterior. Se trata de una mala praxis que en algunos casos puede conllevar, incluso, la comisión de un delito, por lo que no recomendamos actuar de esta forma.
Una vez formuladas las cuentas anuales, la junta general deberá aprobarlas en el plazo de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio social. Por lo tanto, si el ejercicio cerró el 31 de diciembre de 2022, tendrá hasta el 30 de junio de 2023 para que las cuentas anuales sean aprobadas.
Es importante destacar que los estatutos sociales pueden establecer un plazo de convocatoria superior al previsto en la ley, por lo que habrá que tener en cuenta este plazo a la hora de convocar y celebrar la junta general.
Las cuentas anuales, una vez aprobadas, deben depositarse en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad, junto con la certificación de los acuerdos de la Junta de socios de aprobación de dichas cuentas y de la aplicación de resultados.
El plazo de presentación de las cuentas anuales será de un mes desde su aprobación. Por tanto, si se aprueban las cuentas anuales el 30 de junio de 2023, habrá que depositar las cuentas anuales antes del 31 de julio de 2023 (art. 365 RRM y art. 279 LSC).
Consecuencias del incumplimiento de la aprobación de las cuentas anuales
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la presentación de las cuentas anuales puede tener graves consecuencias para las empresas y sus administradores o consejeros, entre las que destacamos las siguientes:
- El incumplimiento de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos anteriormente referidos, dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. (artículo 283 LSC)
- Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. (artículo 283 LSC).
- Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, se produce el cierre del Registro Mercantil. Esto significa que el Registrador Mercantil no inscribirá ningún acto que tenga lugar con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa (artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil). A modo de ejemplo, no tendrán acceso al registro las modificaciones estatutarias, los aumento de capital, los cambios de domicilio y otras decisiones que afectan de forma directa a la relación de la sociedad con terceros y que pueden provocar responsabilidad para los administradores o consejeros de la misma.
- La falta de presentación de las cuentas anuales por parte del administrador supone que no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (artículo 225 LSC). Este incumplimiento puede conllevar su responsabilidad por las deudas sociales, por lo que los demás socios, los empleados y los acreedores podrían acudir directamente frente a los administradores y consejeros incumplidores, para reclamar el pago de sus deudas con la sociedad.
- Si la sociedad se encuentra en situación de insolvencia, la falta de diligencia del administrador en la presentación de las cuentas también ampliará la responsabilidad de los administradores y consejeros en caso de concurso, ya que la Ley Concursal establece que la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoría si estuviera obligado o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso, son considerados como un supuesto de concurso culpable.
- Finalmente, la falta de formulación, aprobación o depósito de las cuentas anuales puede provocar un incumplimiento de las obligaciones asumidas en el pacto de socios por parte de los administradores o consejeros; dicho incumplimiento puede tener distintas consecuencias, desde la pérdida de las participaciones sociales hasta la obligación de indemnizar a la sociedad o la asunción de responsabilidades personales derivadas de esas deudas.
Artículo escrito por:
Luis Gosálbez
Socio Director Metricson
Sobre Metricson
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