Uno de los deberes fundamentales para los empresarios es la obligatoriedad de mantener un libro registro de inventarios y cuentas anuales (artículo 25 del Código de Comercio), así como un libro diario (artículo 25 del Código de Comercio), un libro de actas de las juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Artículo 26 del Código de Comercio y artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil), y un libro registro de socios para las sociedad limitadas (artículos 27 y 28 del Código de Comercio).
El plazo otorgado a los órganos de administración para legalizar sus libros sociales es de cuatro (4) meses a partir del cierre del ejercicio social (Art. 333 Reglamento del Registro Mercantil). Por ejemplo, si el ejercicio social coincide con el año natural, tendrán hasta el 30 de abril de 2024 para llevar a cabo la legalización de los libros mercantiles
En cuanto a las cuentas anuales, el órgano de administración de la sociedad tiene la obligación de formularlas en un plazo máximo de tres (3) meses desde el cierre del ejercicio social, incluyendo las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como las cuentas y el informe de gestión consolidados. (artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital). Siguiendo el mismo ejemplo, si el ejercicio social finaliza igual que el año natural, deben formular las cuentas anuales antes del 31 de marzo de 2024.
Para la aprobación de las Cuentas Anuales, el plazo se extiende hasta los primeros seis (6) meses de cada ejercicio (Art. 164 de la Ley de Sociedades de Capital). Es decir, si el ejercicio social finaliza con el año natural, las cuentas anuales del ejercicio anterior deben aprobarse antes del 30 de junio de 2024
Los administradores de sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada, entre otras, están obligados a presentar las cuentas anuales dentro del mes siguiente a su aprobación (Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil y Artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital). Por ejemplo, si se aprueban las cuentas anuales el 30 de junio de 2024, deben depositarse antes del 31 de julio de 2024.
En resumen, si la sociedad ha cerrado el ejercicio social el 31 de diciembre de 2023, los plazos importantes son los siguientes:
- Formulación de cuentas anuales: 31 de marzo de 2024
- Legalización de libros mercantiles: 30 de abril de 2024
- Aprobación de cuentas anuales: 30 de junio de 2024
- Depósito de cuentas anuales: 31 de julio de 2024
El incumplimiento de la obligación de legalizar los libros mercantiles puede acarrear responsabilidades para el órgano de administración de la sociedad y, además, podría considerarse como una infracción tributaria.
¿Qué hacer antes de formular cuentas anuales?
Antes de proceder a la formulación de las cuentas anuales, es esencial llevar a cabo diversas verificaciones con el fin de prevenir posibles incumplimientos legales que podrían afectar la responsabilidad del órgano de administración de la sociedad. Estas comprobaciones incluyen:
- Verificar si la sociedad tiene la posibilidad de formular cuentas anuales abreviadas y determinar la modalidad correspondiente.
- Revisar si la sociedad debe someterse a auditoría por primera vez, reelegir auditor, o si ya no cumple con los parámetros para ser auditada.
- Evaluar si la sociedad está obligada a consolidar las cuentas anuales o si ha quedado exenta de esta obligación.
- Verificar si la sociedad cumple con los requisitos necesarios para aplicar el resultado deseado o si existen restricciones legales, como la dotación de la reserva legal por el diez por ciento (10%) de los resultados positivos del ejercicio cerrado.
- Revisar otras obligaciones relacionadas con las cuentas anuales según los estatutos o la normativa interna de la sociedad, por ejemplo, de un acuerdo de inversión o pacto de socios.
Cómo NO legalizar las cuentas anuales:
Llegado el 30 de junio, todas las sociedades mercantiles que aún no hayan celebrado su Junta General tienen hasta esa fecha para hacerlo, según lo establecido en la Ley de Sociedades de Capital. En muchas ocasiones, la urgencia lleva a las empresas a optar por la vía rápida de las juntas universales, que no requieren convocatoria previa según el artículo 178 de la Ley de Sociedades de Capital.
Es importante destacar que la práctica común de algunas asesorías y gestorías de remitir actas y certificados de junta bajo la forma de universales, sin tener en cuenta la complejidad o conflictividad de las sociedades, puede poner en riesgo a los administradores y consejeros. Es fundamental cumplir con los requisitos legales para que una Junta General sea considerada como junta universal, que incluyen la presencia unánime de todos los socios o del total del capital social, la voluntad unánime de celebrar la junta y la aceptación unánime del Orden del Día.
En situaciones donde resulta complicado realizar la convocatoria de manera adecuada y celebrar la junta con la representación total del capital social, algunas sociedades optan por la celebración de juntas universales de manera irregular, emitiendo falsos certificados de acuerdos. Esto puede tener graves consecuencias legales, como se establece en los artículos 392 y 292 del Código Penal.
Se debe recordar que los acuerdos de los socios que formen parte de sociedades de capital deben adoptarse “reunidos en junta general” (artículo 159.1 de la Ley de Sociedades de Capital) y que “todos los acuerdos sociales deberán constar en acta” (artículo 202.1 de la Ley de Sociedades de Capital). Dicha acta “deberá ser aprobada por la propia junta al final de la reunión o, en su defecto, y dentro del plazo de quince días, por el presidente de la junta general y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría” (artículo 202.1 de la Ley de Sociedades de Capital).
En algunas ocasiones las asesorías y gestorías han preparado una certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de cuentas anuales -necesario para su depósito en el Registro Mercantil en base al artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital– de una junta que no ha existido.
El artículo 109 de la Ley de Sociedades de Capital expone que la responsabilidad de certificar las actas y acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se asigna de la siguiente manera:
a) El Secretario y, en su caso, el Vicesecretario del órgano colegiado de administración, ya sea o no administrador, tienen la facultad de emitir certificaciones, siempre con la aprobación del Presidente o, en su ausencia, del Vicepresidente de dicho órgano.
b) El administrador único o cualquiera de los administradores solidarios también tienen la capacidad de certificar.
c) En el caso de administración conjunta, los administradores con poder de representación.
En los casos mencionados anteriormente, es necesario que las personas que emitan la certificación ocupen el cargo en el momento de la expedición. Además, para inscribir los acuerdos contenidos en la certificación, se requiere que el cargo del certificante esté inscrito previa o simultáneamente.
No se permite certificar acuerdos que no estén registrados en actas aprobadas y firmadas, o en acta notarial.
El riesgo de certificar un acta que no es cierta y que no se ha llevado a cabo siguiendo los procedimientos legales es significativo y puede tener graves consecuencias legales y éticas.
Al certificar un acta inexistente, el órgano de administración está afirmando la veracidad de su contenido, lo que puede implicar:
- Responsabilidad legal (delito de falsificación en documento mercantil del artículo 290 del Código Penal)
- Daño a terceros
- Pérdida de confianza y reputación
- Incumplimiento de deber ético
- Consecuencias legales para los involucrados
¿Qué pasa si no se presentan las cuentas anuales?
La falta de cumplimiento de los compromisos vinculados a la presentación de las cuentas anuales puede acarrear serias repercusiones tanto para las empresas como para sus directivos o consejeros, como ya te contamos anteriormente en este otro post sobre las sanciones y responsabilidades en relación a la presentación de las cuentas anuales.
¡Déjanos ayudarte!
Desde Metricson, podemos ayudarte en la legalización de tus cuentas para cumplir con los requisitos legales y estatutarios de tu sociedad.
Revisaremos toda la documentación societaria pertinente para realizar de manera correcta la convocatoria.
En caso de que el proceso de convocatoria plantee numerosas dificultades, podremos proponerte los cambios estatutarios necesarios para agilizar su proceso de manera efectiva, cumpliendo con los requisitos legales y adaptándolos a la práctica actual.
En caso de no poder convocar a tiempo, si se prevé esta modalidad en los estatutos, podemos preparar un acta por escrito y sin sesión aprobando las cuentas anuales.
Si finalmente tu sociedad requiere de la celebración de una junta general universal de socios para aprobar las cuentas anuales, nos aseguraremos de llevarla a cabo cumpliendo con la legalidad.
Una vez se celebre la reunión, podremos levantar acta de la misma, coordinar su firma y preparar la certificación oportuna para su presentación e inscripción al Registro Mercantil.
Si deseas evitar riesgos, prevenir posibles incumplimientos y las correspondientes sanciones, déjate ayudar y asesorar por nosotros.
Artículo escrito por:
Abogado Corporate y M&A
Sobre Metricson
Metricson es una firma pionera en servicios legales para empresas innovadoras y tecnológicas y especializada en mercantil. Desde su nacimiento en 2009, ha asesorado a más de 1.400 empresas de 14 países distintos, incluyendo startups, inversores, grandes corporaciones, universidades, instituciones y gobiernos.
Si quieres contactar con nosotros para cualquier aspecto de asesoramiento legal, no dudes en escribirnos a contacto@metricson.com. ¡Estamos deseando hablar contigo!